ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SPOLEČNOSTÍ SPLÁVEK S.R.O. A BOJKA, S.R.O.
Na základě Nařízení EU 2016/679 (dále jen GDPR) vám sdělujeme, že:
Správcem osobních údajů, tedy osobou, která určuje účel a prostředky zpracování Vašich osobních údajů, jsou provozovatelé restauračních a ubytovacích služeb „Matylda/Klotylda“ společnosti Splávek s.r.o., Melantrichova 970/17, 110 00 Praha 1, IČO: 87583 a Bojka, s.r.o., Melantrichova 970/17, 110 00 Praha 1, IČO: 28230248 (dále jen „Společnosti“).
Kontaktní údaje na osobu zodpovědnou za ochranu osobních údajů v našich Společnostech jsou: reservation@botelmatylda.cz, tel: +420 777 986 177
A teď k tomu, za jakým účelem a jaké osobní údaje vlastně naše Společnosti zpracovávají:
Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem uzavření a řádného plnění závazků plynoucích ze smlouvy o ubytování uzavírané mezi Vámi, jakožto hosty a našimi Společnostmi, jakožto poskytovatelem ubytování, potažmo hotelových služeb jako takových. Tyto osobní údaje získáváme přímo od Vás, a to buď osobně na recepci, telefonicky nebo prostřednictvím e-mailu při uzavírání rezervací. Abychom Vám mohli naše služby poskytnout, potřebujeme od Vás znát Vaše identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, adresu trvalého pobytu, číslo průkazu totožnosti) a kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailovou adresu, doručovací adresu, případně jiné). V případě, že nám poskytnete Vaše osobní údaje a následně nedojde k uzavření smlouvy a k faktickému čerpání hotelových služeb, Vaše osobní údaje nadále neuchováváme. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze na nezbytnou dobu a za účelem uplatňování svých práv a plnění povinností a zároveň nezpracováváme žádné další osobní údaje, které nezbytně nepotřebujeme.
Kromě toho, že osobní údaje zpracováváme k tomu, abyste mohli čerpat hotelové služby, vedeme také evidenci údajů o ubytovaných hostech, a to ve formě knihy hostů – tímto způsobem jsme schopni zajistit řádné plnění našich závazků ze smlouvy (např. monitorování obsazenosti hotelu).
Shora uvedené osobní údaje budeme uchovávat, resp. zpracovávat nejen po dobu Vašeho pobytu, ale také do skončení reklamační lhůty, resp. lhůty, ve které mohou být uplatněny či vymáhány jakékoliv nároky související s poskytovanými hotelovými službami.
Naše Společnosti jsou dále poviny ohlašovat údaje o ubytovaných hostech, kteří nejsou státními příslušníky České republiky, orgánům veřejné správy, tedy zejména cizinecké policii podle § 102 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců na území České republiky a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů. Tyto osobní údajem jsme povini uchovávat po dobu 6 let od ubytování.
Naše Společnosti dále zpracovávají Vaše osobní údaje za účelem plnění zákonných povinností vztahujících se k výběru místních poplatků (ubytovacích a lázeňských), které jsme povini platit za každého ubytovaného hosta.
Kromě výše uvedených účelů zpracování zpracováváme osobní údaje obsažené v účtenkách a fakturách pro splnění zákonných povinností ve vztahu k finančnímu úřadu a tyto jsme povini uchovávat po dobu 10 let.
Poskytnutí osobních údajů je sice zcela dobrovolné, ale je současně podmínkou pro uzavření smlouvy o ubytování a souvisejících hotelových služeb – bez Vašich osobních údajů nemůžeme smlouvu uzavřít ani Vám nemůžeme poskytovat hotelové služby. Současně Vám ale sdělujeme, že v případě jejich poskytnutí tyto osobní údaje nebudeme zpracovávat za jiným účelem, než který je popsán výše.
V žádném případě nebudeme Vaše osobní údaje předávat mimo EU ani žádné mezinárodní organizaci a toto ani do budoucna neplánujeme.
Jako subjekt údajů, tedy fyzická osoba, o níž jsou osobní údaje zpracovávány, máte k Vašim osobním údajům pochopitelně řadu práv, jejichž výkon Vám chceme co nejvíce usnadnit.
Mezi tato práva patři:
- Právo na přístup ke svým osobním údajům – to znamená, že máte právo žádat, abychom Vám poskytli informace o tom, jaké osobní údaje o Vaší osobě zpracováváme, a to formou výpisu.
- Právo na opravu osobních údajů – to znamená, že máte právo na to, aby osobní údaje, které z výše uvedených účelů zpracováváme, byly přesné, aktuální, úplné. Pokud byste zjistili, že tomu tak není, požádejte o jejich opravu nebo aktualizaci – obratem zjednáme nápravu!
- Právo na výmaz (známé také jako právo být zapomenut) – to znamená, že jsme povini výmaz provést v případě, že zpracováváme osobní údaje po dobu delší, než je uvedeno výše, anebo pokud bychom k takovému zpracování neměli platný právní titul. Dále sdělujeme, že nemůžeme výmaz provést v případech, kdy je zpracování prováděno na základě plnění smlouvy nebo právní povinnosti, a to ani, pokud to budete požadovat – v takovém případě Vás o tomto budeme do jednoho měsíce informovat s uvedením důvodu.
- Právo požadovat omezení zpracování – to znamená, že máte nárok na to, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů v případě, že popíráte přesnost svých osobních údajů, nebo je zpracování osobních údajů protiprávní a nedošlo současně k výmazu, anebo jste vznesli námitku proti zpracování – v takovém případě provedeme omezení, které bude trvat do doby posouzení její oprávněnosti.
- Právo vznést námitku dle čl. 21 GDPR – to znamená, že jste oprávněni vznést námitku v případech, kdy je zpracování prováděno z titulu oprávněného zájmu. Pokud námitku podáte v souvislosti se zasláním obchodního sdělení, této vždy vyhovíme. Pokud neprokážeme, že naše oprávněné důvody pro zpracování Vašich osobních údajů převažují nad Vašimi zájmy, právy a svobodami, dále Vaše osobní údaje zpracovávat nebudeme.
- Právo odvolat souhlas se zpracováním – to znamená, že jste oprávněni kdykoli odvolat souhlas se zpracováním svých osobních údajů v případech, kde je Váš souhlas vyžadován (např. zasílání obchodních sdělení) i v případech, kdy jste nám souhlas již dříve udělil(a).
- Právo podat stížnost dozorovému úřadu – to znamená, že jste oprávněni obrátit se v případě naší nečinnosti trvající déle než jeden měsíc na dozorový úřad, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů a podat stížnost.
- Právo na přenositelnost údajů dle čl. 20 GDPR - pokud chcete, abychom osobní údaje, které o Vás v elektronické formě zpracováváme na základě smlouvy nebo souhlasu a který jste nám poskytl(a), předali třetímu subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů, v případě, že by výkonem tohoto práva byla nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob, nebudeme moci Vaší žádosti vyhovět;
Naše Společnosti neprovádí žádná zpracování, která by byla založena na automatizovaném rozhodování.
Veškerá výše popsaná práva můžete uplatňovat osobně na recepci našeho botelu nebo restaurace, kde pověřený zaměstnanec ověří Vaši totožnost podle příslušného dokladu totožnosti a bude Vám současně sdělen termín vyřízení Vaší žádosti. Pokud byste si však přáli uplatnit svá práva elektronicky, musíme si být jistí, že jste to skutečně Vy. V takovém případě můžete žádost zaslat na emailovou adresu reservation@botelmatylda.cz a e-mail opatřete platným elektronickým podpisem, který je pro nás dostatečným důkazem o totožnosti žadatele, anebo vlastníte-li datovou schránku, můžete žádosti zaslat do jedné z našich datových schránek ID: e8p3pfi nebo 3t8sckr.
V případě, že bychom si nebyli stoprocentně jisti Vaší totožností, jsme oprávněni (a koneckonců pro zachování maximální míry ochrany, i povini) požádat Vás o poskytnutí dodatečných informací pro potvrzení Vaší totožnosti.
Kromě toho, že zpracováváme osobní údaje v souvislosti s poskytováním hotelových služeb, provozujeme také dohledové kamery v oblastech našich provozoven botelu a restaurace. Tyto kamery provozují naše Společnosti v oprávněném zájmu, aby bylo zajištěno bezpečí všech našich hostů a také Vašeho majetku. V každé oblasti, která je pod kamerovým dohledem, je na zřetelném místě vyobrazena cedulka s informacemi o správci a textem. Zaměstnanci botelu nebo restaurace Vám na požádání poskytnou bližší informace o kamerovém systému.
Naši zaměstnanci jsou důkladně proškoleni v oblasti ochrany osobních údajů a jsou připraveni poskytnout Vám potřebná vysvětlení a součinnost. Rozsah, účel a zásady zpracování osobních údajů hostů jsou umístěny také na recepci a v každém hotelovém pokoji, takže je budete mít k dispozici po celou dobu svého pobytu. Vaše bezpečnost je pro nás prvořadá.
Na ochranu soukromí a osobních údajů dohlíží:
Úřad pro ochranu osobních údajů
adresa: Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
web: www.uoou.cz
Tyto Zásady zpracování osobních údajů jsou účinné od 1.1.2021 a jsou pravidelně aktualizovány.
Poslední aktualizace těchto zásad byla provedena 15.1.2022
Další detaily zpracování osobních údajů naleznete v tomto dokumentu: